In Nederland zijn er specifieke wettelijke eisen waaraan een factuur moet voldoen. Deze eisen zijn vastgelegd in de Wet op de omzetbelasting 1968 (Wet OB) en de Belastingwetgeving. De verplichtingen gelden voor ondernemers die belastingplichtig zijn voor de btw. Hier zijn de belangrijkste eisen:
Wettelijke eisen voor een factuur:
- Volledige naam en adres van de leverancier en de afnemer
De factuur moet de naam en het adres van zowel de leverancier als de afnemer bevatten. - BTW-nummer van de leverancier
Het BTW-nummer van de leverancier moet vermeld staan op de factuur. Dit geldt ook voor de afnemer als het om een intracommunautaire levering gaat (binnen de EU). - Factuurnummer
Elke factuur moet een uniek, opeenvolgend nummer hebben. Dit nummer moet in chronologische volgorde zijn en mag geen duplicaten bevatten. - Factuurdatum
De datum waarop de factuur wordt uitgereikt, moet worden vermeld. - Beschrijving van de geleverde goederen of diensten
Er moet een omschrijving zijn van de geleverde goederen of diensten die voldoende gedetailleerd is, zodat het duidelijk is wat er is geleverd. - Aantal en soort van de geleverde goederen of diensten
Er moet het aantal (of de omvang) en de aard van de geleverde goederen of diensten vermeld worden, bijvoorbeeld het aantal stuks, de oppervlakte of andere meeteenheden. - Prijs per eenheid (indien van toepassing)
De prijs per eenheid van de goederen of diensten moet worden aangegeven, exclusief btw, tenzij het een standaardprijs is die overal geldt. - BTW-tarief
Het toepasselijke btw-tarief moet worden vermeld. In Nederland zijn de hoofd-BTW-tarieven 21%, 9%, en 0%. Als er sprake is van vrijstelling, moet dit ook worden aangegeven. - BTW-bedrag
Het bedrag van de btw (het btw-bedrag of de btw-percentage) moet worden vermeld, en dit moet apart worden uitgesplitst van de prijs van de goederen of diensten. - Totaalbedrag
Het totale factuurbedrag (inclusief btw) moet duidelijk vermeld zijn. - Eventuele kortingen
Als er kortingen zijn gegeven, moet het bedrag van de korting worden vermeld, en hoe deze korting is toegepast (bijvoorbeeld als percentage of bedrag). - Leveringsdatum (indien verschillend van factuurdatum)
Als de leveringsdatum anders is dan de factuurdatum, moet de datum van levering ook op de factuur staan.
Bijzondere situaties:
- Intracommunautaire leveringen: Bij leveringen tussen EU-landen moeten aanvullende eisen gelden, zoals het vermelden van het btw-nummer van de afnemer.
- Exempties of zero-rates: Als er sprake is van een belastingtarief van 0% of een vrijstelling van btw, moet de factuur daar specifiek op wijzen.
Waar vind je deze eisen?
De wettelijke eisen zijn vastgelegd in de Wet op de omzetbelasting 1968 (Wet OB). Je kunt de gedetailleerde wetstekst en bijbehorende regelgeving vinden op de volgende plekken:
- Belastingdienst: Op de officiƫle website van de Belastingdienst vind je de regels voor facturering en btw (https://www.belastingdienst.nl).
- Wet op de omzetbelasting 1968: De volledige tekst van de Wet OB kun je vinden via de overheid.nl website: Wet op de omzetbelasting 1968.
- Boekhoudkundige bronnen: Veel boekhoudsoftware en accountants geven ook duidelijke richtlijnen over de factuureisen en helpen je om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen.
Zorg ervoor dat je facturen correct zijn opgesteld, omdat het niet voldoen aan de eisen kan leiden tot boetes of problemen bij de belastingaangifte.